Emploi

Entretien d’embauche, poste de secrétaire : Questions fréquentes

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Vous savez probablement qu’un poste de secrétaire appartient aux emplois les plus populaires chez les femmes de tous âges.

Cela signifie que vous devez vous préparer à une concurrence difficile dans votre entretien – cinq, dix ou même vingt autres demandeurs d’emploi seront en concurrence avec vous pour le même poste vacant, surtout si vous postulez pour un poste de secrétaire bien rémunéré.

De plus, votre réussite dans cet entretien dépend non seulement de vos compétences en entretien, mais aussi du lien que vous parvenez à établir avec vos recruteurs (surtout si vous postulez pour un emploi dans une petite entreprise et que la personne qui dirige l’entretien est la même personne pour laquelle vous travaillerez).

Mais que se passera-t-il dans votre entretien d’embauche ? Quelles questions vous seront posées et comment y répondre ? Essayons de trouver les réponses ensemble.

Pourquoi avez-vous postulé pour ce poste de secrétaire?

Les entreprises préfèrent embaucher des secrétaires honnêtes. Dire que vous recherchez un travail solide et de bonnes relations avec vos collègues et avec votre supérieur est une bonne chose. Vous pouvez également dire que vous aimez faire ce que les secrétaires font habituellement dans leur travail quotidien: répondre aux appels, accueillir les clients, organiser le programme quotidien, aider aux tâches administratives, etc.

La clé est de leur montrer que vous voulez le travail, mais pas seulement. N’oubliez pas de parler avec enthousiasme et évitez de parler du passé.

Selon vous, qu’est-ce qui fait une bonne secrétaire de nos jours?

Concentrez-vous sur les compétences pertinentes. Responsabilité, attitude positive au travail, capacité à comprendre les demandes, capacité d’adaptation, loyauté envers l’employeur, etc.

Alternativement, vous pouvez résumer le rôle d’une secrétaire en une seule phrase, en disant qu’une bonne secrétaire rend le travail de son patron plus facile et plus agréable. Elle les aident à être plus efficaces dans leur travail au quotidien.

Vous pouvez également ajouter une ou deux caractéristiques spécifiques au type d’emploi de l’entreprise ou du secrétariat (juridique, commercial, médical, etc.) que vous essayez d’obtenir.

Les recruteurs ont l’air surpris de la réponse du candidat. Leurs visages trahissent beaucoup de suspicion.

Où vous voyez-vous dans cinq ans?

Les secrétaires ne devraient pas rêver de promotion, du moins pas au sein de l’entreprise. Dites-leur que vous serez heureuse de travailler pour eux dans cinq ans ou plus, en faisant du bon travail de secrétaire et en appréciant votre vie en dehors du travail.

Vous avez peut-être une idée différente de votre avenir et il n’y a rien de mal à cela. Peut-être que vous voulez voyager dans le monde, créer votre propre entreprise ou avoir un enfant dans deux ans. Et il n’y a absolument rien de mal à cela.

Cependant, une fois que vous avez fait un entretien pour un emploi, vous devez dire aux recruteurs ce qu’ils veulent entendre d’un bon candidat pour l’emploi.

Comment imaginez-vous une journée de travail typique?

Beaucoup de gens croient que les secrétaires ne font que du café et répondent aux appels téléphoniques. Eh bien, ils ne peuvent pas être plus éloignés de la vérité… Vous devez montrer une attitude différente envers votre travail.

Dites-leur que vous prévoyez d’aider le patron dans son emploi du temps, les tâches administratives et, fondamentalement, tout ce dont il a besoin. Essayez de leur montrer que vous êtes prêt à gérer l’ensemble du bureau – si cela vous est demandé, s’ils n’ont personne d’autre pour s’en occuper (managers, assistant administratif, etc.).

Il est essentiel de leur montrer que vous aimez être occupé au travail et que vous préférez une approche proactive de vos fonctions.

Pouvez-vous travailler avec MS Office (ou avec d’autres logiciels de bureau)?

Essayez de mentionner quelques détails. Au lieu de dire simplement oui ou non, vous devez leur dire depuis combien de temps vous travaillez avec le logiciel et comment cela vous a aidé dans votre travail.

Si vous avez de l’expérience avec d’autres progiciels (autres que les programmes de Microsoft), parlez-en. Montrez-leur que vous comprenez l’importance de vos compétences informatiques et que vous essayez constamment de les améliorer…

Autres questions que vous pourriez rencontrer dans votre entretien avec la secrétaire:

  • Pourquoi voulez-vous travailler comme assistante ici (à notre école, dans notre bureau), et pas ailleurs?
  • Pourquoi avez-vous quitté votre dernier travail? (Pourquoi voulez-vous quitter votre emploi actuel?)
  • Pourriez-vous accompagner votre patron lors de voyages d’affaires?
  • Comment feriez-vous face à un client en colère?
  • Que voulez-vous accomplir sur ce poste?
  • Avez-vous de l’expérience dans la préparation de lettres, rapports, bulletins, manuels?
  • Quelles sont vos prétentions salariales?
  • Avez-vous des questions?
    ………….

Si vos recruteurs apprécient le temps qu’ils passent avec vous, des réponses moyennes aux entretiens peuvent suffire pour réussir.

À l’opposé, s’ils ne se sentent pas bien avec vous, s’ils ne peuvent pas imaginer vous parler au quotidien, ou partager leur espace de bureau avec vous, votre connaissance exceptionnelle de MS Office, ou votre productivité élevée au travail, pour ne pas dire vos excellentes compétences en entrevue ne vous aideront pas à décrocher le poste.

Gardant cela à l’esprit, vous devriez faire de votre mieux pour faire en sorte que le courant passe bien pendant l’entretien et que vos recruteurs sont a l’écoute de ce que vous avez a leur dire. Vous devez également montrer de l’enthousiasme pour l’offre d’emploi et pour leur entreprise – les produits ou services qu’ils vendent…

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